РАБОТА С ТЕЛЕФОННОЙ КНИГОЙ
Для осуществления рассылок из Личного Кабинета (ЛК) клиента, необходимо выполнить несколько последовательных шагов. Это мощный инструмент, который позволит вам вести базу Ваших клиентов, чтобы в дальнейшем осуществлять рассылки по ним. Структура телефонной книги состоит из двух уровней - группы (как папки в привычной вам системе Windows, с тем лишь отличием, что группы не могут быть вложены друг в друга) и сами контакты. Таким образом, для того чтобы начать заполнять вашу телефонную книгу контактами, для начала создайте Вашу первую группу с помощью кнопки "Создать группу". После этого у вас появится кнопка для добавления новых контактов. Вы можете добавлять их вручную по одному, или же загружать из ваших файлов Excel.
Для создания своей первой группы с контактами клиентов. необходимо в ЛК нажать раздел "Контакты" (1). Появится дополнительное меню (2) для работы с телефонной книгой. Ниже мы рассмотрим все пункты меню подробнее Для создания первой группы контактов нажимаем на кнопку "Создать группу" (3).
Откроется окно для добавления группы. В поле "Название группы" (1) вводим произвольное название группы. При вводе названия можно использовать буквенные и цифровые символы. Старайтесь присваивать группе такое название, чтобы по прошествии некоторого времени, по названию Вы могли вспомнить, что за контакты содержатся в данной группе. Для того, чтобы Вам было легче ориентироваться в списке созданных групп, можно присвоить названию определённый цвет, нажав на необходимый цвет (2). Если Вы хотите, чтобы данная группа не была видна в списке, то следует включить переключатель "Скрытая группа" (3). Также можно включить переключатель "Является стоп-листом" (4). Контакты из этой группы не будут получать Ваши сообщения. Затем нажимаем на кнопку "Продолжить" (5).
Если Вы корректно заполнили все поля, то появится вот такое сообщение системы👇. Нажимаем "Закрыть".
Далее появится окно с названием Вашей группы. Вы можете вернутся в список созданных групп, нажав на стрелочку "назад" (2), а можете нажать кнопку "Добавить контакты" (1), и сразу перейти к этапу добавления контактов.
Если на предыдущем шаге Вы нажали на стрелку "назад" (2), то вы попали в список групп, в котором пока находится только одна группа. Наш сервис позволяет создавать любое количество групп для Вашего удобства, с любым (разумным) числом контактов. Нажав "Создать группу" (1), Вы можете добавить вторую, третью, и т.д. число групп.
Нажав на название группы (2), Вы попадёте в окно добавления контактов. Число под цифрой (3) показывает количество контактов в группе. В данный момент там пока "0" контактов.
После нажатия на кнопку с названием группы осуществляется переход внутрь группы. Переходим к этапу Добавления контактов. Для этого нажимаем на кнопку "Добавить контакт" (1). Появится выпадающее меню с тремя способами добавления контактов: "Ручное добавление" (2), "Быстрое добавление" (3), "Загрузить из Excel" (4). Вы можете выбрать любой из пунктов, который является для Вас наиболее комфортным, в зависимости от способов хранения контактов у Вас на компьютере. Рассмотрим работу с каждым из этих способов.
Способ добавления контактов "Ручное добавление" будет полезным, когда в группу надо добавить несколько контактов, которые. условно, находятся у Вас в каком-то списке на листке бумаги, и Вам нужно перед рассылкой их добавить оперативно. Обязательным полем в появившемся окне является поле "номер телефона". Все остальные поля Вы можете добавлять по Вашему желанию. Если у Вас есть ФИО клиента, то заполнив их, Вы в дальнейшем сможете сделать рассылку с обращением к клиенту по имени, или по имени/отчеству. При массовой рассылке в текст сообщения к каждому клиенту будет добавлено имя/отчество клиента. Если Вы добавите дату рождения клиента, то сможете , в дальнейшем, отправлять поздравление клиенту с днём рождения в автоматическом режиме. Если Вы включите переключатель "Согласие на П/Д" (это анкета с согласием клиента на получение от Вас сообщений), то в дальнейшем, при рассылке Вы сможете фильтровать клиентов по наличию "Согласия". после заполнения полей, нажимаете на кнопку "Сохранить контакт".
Появится сообщение системы👇. Нажимаем "Закрыть".
Видим, что в списке контактов появилась новая запись-контакт. Обратите внимание, что сервис по имени/отчеству клиента определил "Пол" клиента. В поле "Возраст" (1) сервис определил возраст клиента, отняв от сегодняшней даты дату рождения клиента. Под иконкой (2) находится пункт "Редактировать контакт". Нажав на эту иконку Вы сможете отредактировать существующий контакт. Под иконкой (3) находится пункт "Отправить сообщение". Нажав на эту иконку Вы сможете отправить сообщение этому конкретному контакту. Под иконкой (4) находится пункт "Посмотреть отчёты". Нажав на эту иконку Вы сможете просмотреть отчёты по всем рассылкам этому контакту. Под иконкой (5) находится пункт "Все группы контакта". Нажав на эту иконку Вы сможете посмотреть все группы в которых находится этот контакт. Под иконкой (6) находится пункт "Удалить контакт". Нажав на эту иконку Вы сможете удалить этот контакт из группы.
Вы также можете добавить новые контакты в список контактов, скопировав, и вставив их из текстового файла. Ниже показан в качестве примера текстовый файл со списком из девяти телефонных номеров. Выделяем, копируем данные номера.
Выбираем в "Добавить контакт" (1), "Быстрое добавление" (3).
Попадаем в в окно "Редактирование", и вставляем скопированный текст в окно (1). затем нажимаем "Продолжить" (2). Появляется сервисное сообщение о том, что создано 9 контактов. нажимаем на кнопку "Закрыть".
Мы видим обновлённый список контактов, в который добавилось 9 новых номеров. Сервис привёл их все к одному виду, определил мобильного оператора, в чьём пуле находится данный номер (даже с учётом того, что абонент мог поменять оператора, оставив свой номер неизменным).
Также номера для импорта базы могут быть написаны в строчку, и с разным форматом написания. Обратите внимание, на формат номеров в текстовом файле👇. Номера могут иметь различный формат написания: они могут начинаться на "+7", на "8", или первой цифры вообще может не быть. Также написание номера может содержать скобки "X", тире "-", пробелы " ". Любое написание номера наш сервис обработает корректно, так что перед импортом не надо приводить написание номеров к какому-то одному виду!
Также контакты можно загрузить , не копируя содержимое файла, а загрузив сам файл. Для этого надо нажать👇 на "кликните здесь".
Откроется обычное окно Windows для открытия файла. Находите необходимый файл (в формате *.txt, или формате *.csv), выбираете его, и нажимаете на кнопку "Открыть".
Результат будет аналогичен предыдущему. Контакты загрузятся в Вашу группу.
Теперь о самом популярном и удобном способе загрузки контактов. Это способ загрузки файла из таблицы Excel. Выбираем в "Добавить контакт" (1), "Загрузка из Excel" (4).
Excel-овский файл может иметь вид, как в примере ниже👇. Во всей таблице обязательным является только столбец с "Телефонами". ФИО клиента желательно иметь в таблице, но не обязательно. Поля с e-mail и днями рождения также желательны, но не обязательны. Если они будут в Вашей таблице, то в дальнейшем их можно эффективно использовать для маркетинга. Единственное ограничение на файл, это его размер, не более 10 мБ. В минимальном варианте в файле может быть только один столбец с номерами телефонов.
После нажатия на кнопку "Загрузить файл", откроется окно "Загрузите файл" (1). Далее следует нажать на "кликните здесь" (4).
Откроется стандартное окно Windows, в котором надо выбрать необходимый файл, и нажать на кнопку "Открыть" .
После нажатия кнопки "Открыть" появится окно предварительного просмотра, в котором нужно сделать сопоставление имени столбца, с тем, что реально находиться ниже под именем столбца. В большинстве случаев сервис автоматически поймёт, какие имена столбцов подставить над содержимым столбца. Т.е. надо проверить, что под именем столбца "Имя" находятся, действительно, имена клиентов, в столбце с именем "Email" находятся email клиентов, и т.д. Если все столбцы сопоставлены верно, то нажимаем кнопку "Продолжить".
Далее, в окне "Импорт из Excel", что сделать с контактами ("повторными контактами"), которые уже были раннее загружены в эту группу. Если будет выбрана опция "Пропустить повторные контакты", то контакты будут пропущены (не загрузятся) в группу, а если будет выбрана опция "Обновить повторные контакты", то контакт будет обновлён. Что это значит. Допустим, у Вас в базе был загружен только номер телефона, и имя клиента, а в той базе, которую Вы загружаете сейчас появились новые данные о клиенте: Фамилия, отчество, День рождения, и Email. Следовательно в этом случае, к уже существующему контакту подгрузятся новые данные.
Появится сообщение системы👇, о том, сколько контактов загружено в группу. Нажимаем кнопку "Закрыть".
Далее, открывается окно, в котором можно просмотреть загруженные контакты.
В окне видим, что сервис определил пол клиентов, возраст клиентов.
На этом загрузку контактов можно считать законченной.
Если начать набор в поле "Добавить фильтры или поисковый запрос", то откроется окно для добавления фильтров. В этом поле (1) можно ввести для поиска фамилию, телефон, или любой другой параметр для поиска по базе.
Если нажать кнопку "Добавить фильтр" (2),☝ появится выпадающее меню для выбора полей фильтра.
Для фильтрации контактов в базе можно выбрать любое поле, или несколько полей одновременно, как показано на примере ниже👇, в котором выбрано поле "Пол", "Дата рождения" (возраст клиента), и мобильный "Оператор".
По критериям фильтра в нашей небольшой базе был найден один контакт. Это одновременно: мужчина, возраста от 28 до 38 лет, являющийся абонентом оператора МТС. Т.е используя различные комбинации фильтров, или используя их по одному критерию, можно отправлять сообщения, допустим, только абонентам "Мегафон", или всем абонентом с именем "Татьяна" в "Татьянин день", или имеющим возраст от 20 до 30 лет, или живущим только в определённом регионе. Вариантов может быть очень много, и Вы можете выбрать любой из них, исходя из своих маркетинговых целей.
Любой из созданных Вами фильтров можно сохранить, нажав в правом нижнем углу кнопку "Сохранить". Фильтру можно присвоить любое, понятное для Вас название (1). далее, нажимаем кнопку "Продолжить".
Сохранённый Вами фильтр появится в списке "Новых фильтров" (1). Выбрав фильтр в списке, и нажав на кнопку "Применить" (2),
получим результата действия фильтра👇
Откроется окно с "Настройкой полей" (1). Вы можете для настройки базы под свои нужды включить, или выключить переключатели в столбце "Отображать в контактах" (2). Выключенные поля не будут отображаться в Вашей телефонной книге. У полей, в которых в столбце "Тип поля" написано "Системное поле" нельзя изменить "Название" поля и "Идентификатор" поля. Также имеется возможность добавить неограниченное количество своих полей, которые Вы сможете использовать для рассылок. Вновь добавленные поля (как и "системные") можно использовать для фильтрации по данным из этого поля, а также данные из этих полей можно подставлять в текст отправляемого сообщения. Чтобы сохранить значение переключателей в "системных полях", которые вы установил, необходимо нажать кнопку "Сохранить поля" (4). Если Вы хотите "Добавить поле" (3), то надо нажать нажать на соответствующую кнопку.
После нажатия "Добавить поле" (1) в окне "Настройка полей" появятся соответствующие пустые поля, в которые Вы можете ввести свои значения. В поле "Название" надо ввести название поля, поле "Идентификатор" (3) надо заполнить, если вы в дальнейшем будете использовать в фильтрации базы. В поле "Тип поля" (4) при нажатии на "Выпадающий список" (5) появится список типов полей, которые надо выбрать в соответствии с Вашими пожеланиями. Т.е., если в этом поле будет дата, то надо выбрать "Дата", если та буде число, то выбрать "Число", если текст, то "Текст", и т.д.
Для примера, создадим поле с именем "Срок действия страховки" (1), создаём идентификатор (2), а в типе поля выбираем "Дата" (3). Такое поле можно использовать для напоминания Вашему клиенту о дате окончания договора страхования. Нажимаем на "Сохранить поля" (5).
В качестве примера создадим текст смс для отправки клиенту страховой фирмы. Набираем текст смс👇. При наборе текста подставляем поля "Имя", "Отчество", затем набираем текст, далее выбираем поле (подробнее о способах подстановки полей в текст сообщения в разделе Помощь по смс-рассылке), "Срок окончания страховки" (2).
При выборе этого поля появится окно "Параметры подстановки", в котором нужно нажать "Добавить параметры" (1). Поскольку сервис определил, что Вы вставляете дату, то он предлагает отнять от даты, или прибавить к ней несколько дней. Если выбрать "Отнять дату", то от даты которая находится в Вашей базе отнимется, допустим, 3 дня. Это можно использовать для того, чтобы сообщение отправилось за 3 дня, до окончания страховки, а не в день окончания. В этом случае клиент будет предупреждён заранее, о дне окончания страховки.
Нажимаем кнопку "Применить (2)".
В сообщении появится поле "Срок окончания страховки", в котором находится формула со значением "Дата окончания страховки минус 3 дня".
Далее, набираем текст до конца👇. Клиенту вместо этого текста:
"[Уважаемый] [i] [o], напоминаем Вам, что [Srokokonchaniyastrakhovki] оканчивается срок действия договора страхования. Для продления договора ждём Вас в нашем офисе по адресу: ул. Гончарова, 7." отправится 25.08.2023 (за 3 дня до срока!) текст:
" Уважаемый Николай Петрович, напоминаем Вам, что 28.09.2023 оканчивается срок действия договора страхования. Для продления договора ждём Вас в нашем офисе по адресу: ул. Гончарова, 7." Сервис, по определённым, автоматически вычисляемым датам, будет отправлять такие тексты, подставляя вместо полей [i] [o], соответствующие имена и отчества клиентов з базы.